Konkursy organizowane dla pracowników oraz osób współpracujących z firmą stają się coraz bardziej popularne. Dobrze zorganizowane współzawodnictwo nie tylko może przyczynić się do zwiększenia sprzedaży ale również do integracji zespołu.
Specjaliści od HR wskazują, że dobrze zorganizowany konkurs może poprawiać wewnętrzne relacje w firmie, budować jej kulturę, a przez to ostatecznie doprowadzić do lepszej wydajności pracy. Tematyka konkursów może być bardzo różna, od tych o charakterze artystycznym, przez sportową rywalizację aż do rywalizacji na wyniki sprzedażowe. Również grupa docelowa konkursu może być określona odmiennie w zależności od konkursu. Grupą docelową mogą być np. wyłącznie pracownicy, lub też pracownicy i zleceniobiorcy, oraz osoby współpracujące na zasadach B2B a nawet pracownicy kontrahentów. Dobór grupy docelowej jak również przedmiotu konkursu będzie miało decydujący wpływ na późniejsze opodatkowanie nagród.
Konkurs czyli co?
Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia konkurs. Należy zatem posłużyć się definicją językową.
Według definicji zawartej w Słowniku Języka Polskiego (pod red. M. Szymczaka, PWN, Warszawa 2002 r.), konkurs to „impreza, przedsięwzięcie o charakterze artystycznym, rozrywkowym, sportowym, mające określony program i dające możliwość wyboru przez eliminację najlepszych wykonawców, autorów danych prac itp. zwykle wyróżnionych nagrodami”.
Podobną definicję zawiera Uniwersalny Słownik Języka Polskiego (pod red. S. Dubisza, PWN Warszawa 2003 r.), określając konkurs jako „przedsięwzięcie najczęściej o charakterze artystycznym, rozrywkowym, sportowym, dające możliwość wyboru najlepszych wykonawców, autorów danych prac, itp. zwykle wyróżnianych nagrodami”.
Słownik Wyrazów Obcych (wyd. Europa), definiuje konkurs jako „impreza, która ma na celu wyłonienie przez specjalistyczne jury osoby lub grupy najlepszej w danej dziedzinie, np. artystycznej, naukowej, przebiegającą często wieloetapowo; najczęściej wygrana lub zajęcie jednego z wyższych miejsc w konkursie jest związane z określoną w warunkach wstępnych nagrodą pieniężną, rzeczową lub przyznaniem prawa do realizacji czegoś”.
W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 09 listopada 2018r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.497.2018.1.SJ możemy przeczytać, że „[…] przedsięwzięcie można określić mianem konkursu jeśli istnieje w nim element współzawodnictwa w celu osiągnięcia najlepszego rezultatu.” Identyczne stwierdzenie znajdziemy również w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 lipca 2019 r. 0114-KDIP3-2.4011.278.2019.2.JG1 oraz w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lutego 2020 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0113-KDIPT2-2.4011.715.2019.2.AKU.
Brak legalnej definicji konkursu budzi wiele wątpliwości, które prowadzą do sporów z organami podatkowymi, które niekiedy kończą się w Naczelnym Sądzie Administracyjnym. I tak w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 kwietnia 2014 r. II FSK 911/12 możemy przeczytać, że […] „zasadniczo definicja pojęcia „konkurs” zawiera kilka elementów. W pierwszej kolejności powinno nastąpić ogłoszenie konkursu wraz ze stosownym regulaminem, po czym uczestnicy konkursu powinni podjąć stosowne działania, które z samej natury konkursu, winny zawierać w sobie element rywalizacji. Zakończeniem konkursu, który jest wynikiem współzawodnictwa uczestników konkursu, jest ogłoszenie wyników i nierzadko rozdanie nagród. Nie ulega też wątpliwości w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, że wynik konkursu ma ścisły związek z efektem bezpośredniego współzawodnictwa uczestników konkursu i ich rywalizacji.”
Aby daną akcje uznać za konkurs, musi on wyłaniać zwycięzcę/ów. Nie może być on tak skonstruowany że potencjalnie będzie możliwe, że wszyscy uczestnicy konkursu wygrają ten konkurs. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 października 2017 r., sygn. akt II FSK 2540/15: „Nie można uznać za konkurs w rozumieniu art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy z 21 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) przedsięwzięcia, w którym za zwycięzcę uznaje się każdego uczestnika, który osiągnie w danym przedziale czasu określoną wartość obrotów z tytułu sprzedaży towarów oferowanych przez organizatora”. Powołane powyżej orzeczenie zapadło w sprawie analogicznej do będącej przedmiotem rozpoznania w niniejszym postępowaniu kasacyjnym. NSA, analizując zbliżony stan faktyczny, na podstawie którego wydano interpretację indywidualną, wskazał, że w sytuacji, gdy nagrody otrzymają wszystkie osoby, które uzyskają poziom sprzedaży określony w regulaminie konkursu, „brak jest (…) istotnego elementu konkursu, jakim jest wyłonienie najlepszego uczestnika, bądź najlepszych uczestników. Teoretycznie może dojść również do sytuacji, gdy wszyscy uczestnicy osiągną określony w regulaminie poziom sprzedaży i wszyscy będą „wygranymi”, czy „zwycięzcami”, co również eliminuje istotny składnik konkursu jakim jest rywalizacja”.
Regulamin
Jeśli pomysł na konkurs masz już w głowie, koniecznie przenieś go na regulamin. Powinien od być możliwie jak najbardziej precyzyjny. Dzieli temu można uniknąć sporów wśród jego uczestników, co mogłoby całkowicie zniszczyć szanse na osiągnięcie założonego celu. Nie organizuje się przecież konkursu bez określonego celu, którym może być zarówno integracja zespołu o której wspomniałem powyżej, jak również promocja marki i budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Dobrze napisany regulamin może okazać się kluczowym elementem podczas kontroli podatkowej czy kontroli ZUS. Takie podejście wskazano m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektywa Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 09 listopada 2018r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.497.2018.1.SJ, gdzie wskazano: „Również ważnym jak element współzawodnictwa jest strona formalna całego przedsięwzięcia. Konieczne jest bowiem sporządzenie regulaminu konkursu, w którym określona zostanie nazwa konkursu, organizator, uczestnicy konkursu, nagrody oraz sposób wyłonienia zwycięzców.” Na regulamin, jako ważny element formalny konkursu wskazuje wyrok NSA z dnia 9 kwietnia 2014 r. II FSK 911/12 […] „zasadniczo definicja pojęcia „konkurs” zawiera kilka elementów. W pierwszej kolejności powinno nastąpić ogłoszenie konkursu wraz ze stosownym regulaminem […].”
Przedmiot konkursu
Przedmiot konkursu definiuje możliwość osiągnięcia zakładanych celi, ale również obciążenia podatkowe. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego jest wartość wygranych w konkursach i grach organizowanych i emitowanych (ogłaszanych) przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja) oraz konkursach z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa i sportu, a także nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług – jeżeli jednorazowa wartość tych wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 2000 zł; zwolnienie od podatku nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług nie dotyczy nagród otrzymanych przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, stanowiących przychód z tej działalności.
Z powyższego wynika, że nagroda w konkursie sportowym może korzystać ze zwolnienia w podatku dochodowym, ale już wygrana w konkursie, którym celem będzie np. osiągnięcie najwyższej wartości sprzedaży w firmie z takiego zwolnienia nie skorzysta.
Grupa docelowa
W zależności od tego kto będzie mógł wziąć udział w konkursie, różne będą konsekwencje podatkowe otrzymania nagrody.
Tylko pracownicy
Jeśli w konkursie udział będą mogli wziąć wyłącznie pracownicy organizatora konkursu to przychód będziemy kwalifikowali jako przychód ze stosunku pracy. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lutego 2010 r. wydanej przez Izbę Skarbowa w Katowicach IBPBII/1/415-933/09/BD „ […] gdy konkurs będzie adresowany jedynie do pracowników wnioskodawcy, możliwość wzięcia udziału w konkursie będzie wynikać z łączącego wnioskodawcę z laureatami konkursu stosunku pracy. Tym samym wszystkie świadczenia, które otrzymają osoby fizyczne (pracownicy) od pracodawcy będącego organizatorem konkursu dla pracowników będzie trzeba kwalifikować jako przychód ze stosunku pracy. W takim przypadku wartość otrzymanych przez pracowników wnioskodawcy nagród, związanych z ww. konkursem, spowoduje uzyskanie przez tych pracowników przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a nie przychodu, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy.”
W tym samym tonie wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 09 listopada 2018r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.497.2018.1.SJ […]stwierdzić należy, że przy opodatkowaniu nagród należy wziąć pod uwagę do kogo adresowany jest konkurs. I tak, w przypadku konkursu organizowanego wyłącznie do pracowników Wnioskodawcy, zatrudnionych przez Niego na podstawie umowy o pracę (pytanie nr 1), wygrana (wartość wygranej) będzie stanowić przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy.”
Takie samo podejście wskazuje również wyrok NSA z 27.03.2015 r., II FSK 1695/14, w którym czytamy: „W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wielokrotnie prezentowany był pogląd, który podziela również skład orzekający w niniejszej sprawie, że o zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik w rozumieniu ust. 4 tego artykułu, czy także inna osoba, niezwiązana (aktualnie lub w przeszłości) z tego rodzaju stosunkiem prawnym.”
Przedsiębiorcy
W przypadku gdy nagrodę w konkursie otrzyma osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, będzie ona zobowiązana opodatkować wartość tej nagrody w ramach swojej działalności. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektywa Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 09 listopada 2018r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.497.2018.1.SJ w której czytamy „W zakresie wygranej osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą Wnioskodawca nie będzie obowiązany do pobrania i odprowadzenia z tego tytułu zryczałtowanego podatku dochodowego, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą zobowiązane są opodatkować przychód z tytułu otrzymanej nagrody na tych samych zasadach jak pozostałe przychody z działalności prowadzonej przez uczestnika konkursu.”
Pracownicy, zleceniobiorcy i osoby niezwiązane
W przypadku gdy konkurs skierowany jest zarówno do pracowników firmy, osób związanych umowami cywilno-prawnymi, jak również osób niezwiązanych z organizatorem żadnym stosunkiem prawnym, wygrana (wartość wygranej) dla wszystkich uczestników konkursu będzie stanowić przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy PIT. A zatem w przypadku tak szeroko określonej grupy docelowej przychód z tytułu uzyskanych przez wszystkich uczestników konkursu nagród będzie podlegał opodatkowaniu 10% zryczałtowanym podatkiem dochodowym, na podstawie przepisów art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy PIT. Podejście to zostało zaprezentowane m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektywa Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 09 listopada 2018r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.497.2018.1.SJ w której czytamy „W sytuacji, gdy konkurs będzie kierowany do Pracowników lub Zleceniobiorców oraz do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (pytanie nr 5), wygrana (wartość wygranej) dla uczestników konkursu będzie stanowić przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ww. ustawy w odniesieniu do Pracownika i Zleceniobiorcy.”
Warto tu podkreślić, że gdyby w grupie tej znaleźli się również kontrahenci organizatora konkursu będący osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, zastosowanie znalazłyby zasady opodatkowania obowiązujące ich jako przedsiębiorców.
Obowiązki płatnika
Zgodnie z brzmieniem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U z 2020 poz. 1325), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
W przypadku gdy w celu organizacji konkursu wykorzystamy firmę zewnętrzną, ważnym będzie określenie który podmiot w tej sytuacji jest płatnikiem. Czy będzie to zlecający organizację konkursu który realnie poniesie ciężar ekonomiczny wydanych nagród, czy też podmiot zewnętrzny. Odpowiedź na to pytanie można odnaleźć w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 listopada 2020 r., sygn. akt II FSK 1509/20. NSA wskazał, że bez znaczenia w tym przypadku będzie to, kto ostatecznie ponosi ciężar ekonomiczny świadczenia jakim jest nagroda, ale kto dokonuje tego świadczenia tj. wydania nagrody. W wyroku czytamy: „Z treści powołanych przepisów wynika, że sporne w niniejszej sprawie obowiązki związane z poborem podatku i złożeniem informacji spoczywają na określnych podmiotach. Podmiotami tymi są podmioty „dokonujące wypłaty” należności lub świadczeń (jak to zostało wskazane w art. 41 ust. 4 u.p.d.o.f. i art. 42a u.p.d.o.f.), podmioty „stawiające do dyspozycji podatnika” pieniądze lub wartości pieniężne (art. 41 ust. 4 u.p.d.o.f.), czy „dokonujące świadczeń” (art. 41 ust. 1 u.p.d.o.f.). Ten ostatni przepis zakreślając krąg płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, nie posługuje się kategorią podmiotu, na którym spoczywa ciężar ekonomiczny świadczenia, lecz wyraźnie wskazuje, że płatnikiem jest podmiot, który dokonuje świadczeń. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym świadczeń dokonuje właśnie skarżąca. Powołane przepisy w ogóle nie odnoszą się do powoływanego przez organ w skardze kasacyjnej kryterium ponoszenia ekonomicznego ciężaru nagród wypłacanych podatnikom.”
Na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki tj.:
- obliczenie,
- pobranie,
- wpłacenie – podatku, zaliczki.
Obowiązki płatnika podatku będą odmienne w zależności od grupy docelowej konkursu. W przypadku uczestników konkursu będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, to na nich ciążył będzie obowiązek obliczenia i zapłaty podatku. W tym wypadku nie będzie udziału płatnika.
W przypadku gdy dla wygranej w konkursie nie będzie można zastosować zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy PIT oraz zastosowanie znajdzie opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym o którym mowa w art. 30 ust.1 pkt 2 ustawy PIT, organizator konkursu będzie płatnikiem podatku zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy PIT. W myśl art. 41 ust. 7 jeżeli przedmiotem wygranych (nagród), o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2, nie są pieniądze, podatnik (nagrodzony) jest obowiązany wpłacić płatnikowi kwotę zaliczki lub należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem wygranej (nagrody) lub świadczenia.
Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy PIT, pobrany zryczałtowany podatek odchodowy, płatnik przekazuje w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wydano nagrodę, na rachunek Urzędu Skarbowego (mikrorachunek). Ponadto na podstawie art. 42 ust. 1a ustawy PIT, płatnicy w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, właściwego według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczne deklaracje PIT-8AR.
Należy tu zwrócić uwagę, że w przypadku gdy laureatem konkursu jest nierezydent i posiada certyfikat rezydencji wówczas płatnik stosuje stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub nie pobiera podatku zgodnie z umową.
Ubruttowienie nagród
W praktyce często zdarza się, że organizator konkursu nie chce pobierać podatku od zwycięzcy konkursu. Nie wynika to bynajmniej z chęci uchylania się od tego obowiązku, lecz z kwestii trudności organizacyjnych bądź wizerunkowych. Warto zatem rozważyć dodatkowy zapis w regulaminie, na mocy którego laureat obok nagrody konkursowej, otrzyma nagrodę dodatkową w kwocie odpowiadającej podatkowi obciążającego zdobywcę nagrody, która przeznaczona będzie na zapłatę podatku. Inaczej mówiąc, organizator w regulaminie zobowiązuje się do ubruttowienia nagrody. Postępowanie takie nie znalazło umocowania w przepisach prawa, ale wynika z praktyki.
Składki ZUS
To czy wartość otrzymanej nagrody będzie stanowiło podstawę wymiaru składek, zależeć będzie od zaklasyfikowania przychodów do określonego źródła. W przypadku gdy organizatora konkursu i nagrodzonego wiążą relacje typu B2B, a więc jest on osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, przychód ten nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek ZUS. Również przychody zaliczone do innych źródeł o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy PIT nie stanowią podstawy wymiaru składek.
W przypadku wartości nagród zaklasyfikowanych jako przychód ze stosunku pracy, a więc w sytuacjach gdy konkurs skierowany jest wyłącznie do pracowników, będą one stanowiły podstawę wymiaru składek. Należy tu zwrócić uwagę na zapisy § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 poz. 1949). Przepis ten zakłada, że podstawy wymiaru składek nie stanowią niektóre przychody, wymienione w tym przepisie. Nagrody w konkursach organizowanych przez pracodawcę nie zostały wymienione w tym przepisie, a więc nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składek. Wartość nagród rzeczowych na potrzeby oskładkowania ustala się w oparciu o § 3 tego rozporządzenia.
Koszty podatkowe
Możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów została określona w art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 poz. 1406) oraz analogicznie w art. 22 oraz art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 poz. 1426). Zgodnie z główną zasadą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 w przypadku ustawy CIT. Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami. Tą ogólną zasadę wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2016 r. IPPB5/4510-105/16-4/BC. „Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.”
Przyjęło się założenie, że aby wydatek mógł stanowić koszt podatkowy powinien spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT lub art. 23 ustawy PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Takie podejście znajdziemy w licznych interpretacjach indywidualnych, m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lutego 2019 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB1-1.4010.474.2018.2.ŚS., interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2021 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0115-KDIT3.4011.705.2020.1.KR, interpretacji indywidualnej z dnia 30 czerwca 2020 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB1-3.4010.158.2020.5.PC, interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2016 r. IPPB5/4510-105/16-4/BC.
Warto w tym miejscu pochylić się nad jednym z wyłączeń jakie zawiera art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT oraz analogicznie art. 23 ust. 1 pkt. 23 ustawy PIT. W ustawach o podatku dochodowym próżno szukać definicji legalnej reprezentacji, jednak próbę jej określenia odnajdziemy w licznych interpretacjach indywidualnych oraz wyrokach sądu. I tak w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 r. II FSK 702/11 przeczytamy: „Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika na potrzeby ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponownie należy podkreślić, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.”
Należy zatem podjąć się analizy, czy celem organizowanego konkursu jest osiągnięcie określonego wizerunku firmy, czy też motywacja pracowników i innych osób związanych bądź niezwiązanych z podatnikiem, ich integracja, budowa kultury wewnętrznej w firmie, co w konsekwencji powinno przekładać się na jakość pracy. Jeżeli na podstawie analizy nie będziemy klasyfikowali tych kosztów do reprezentacji, to powinniśmy posiadać odpowiednią dokumentację. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lutego 2019 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB1-1.4010.474.2018.2.ŚS., wydatki takie powinny być udokumentowane:
- regulaminem konkursu/programu,
- dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunku niezbędnego dla otrzymania upominku,
- potwierdzeniem odebrania nagrody przez beneficjentów lub listą nagrodzonych osób i ilością wydanych nagród,
- dokumentami potwierdzającymi nabycie tych nagród przez Wnioskodawcę.
Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 30 czerwca 2020 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB1-3.4010.158.2020.5.PC. wskazano na możliwość zaliczenia wydatków na nagrody w konkursie dla pracowników. W interpretacji czytamy: „[…] stwierdzić należy, że wydatki na nagrody przyznawane pracownikom w ramach programu motywacyjnego będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie, gdy przedmiotowe świadczenia są należne, tj. w momencie wydania nagrody w zamian za przyznane punkty, gdyż dopiero w tym momencie Wnioskodawca będzie realnie znał wartość świadczenia przysługującego pracownikowi – pod warunkiem, że zostanie wypłacona lub postawiona do dyspozycji w terminie wynikającym z uregulowań obowiązujących w Spółce.”
Warto w tym miejscu przytoczyć konkluzje z interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenie do kosztów podatkowych, wartości zakupionych nagród. W interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2016 r. wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie IPPB5/4510-105/16-4/BC czytamy: „,Opierając się na powyższym, należy uznać, że kosztami podatkowymi są wydatki ponoszone w celu osiągnięcie wyższych zysków ze sprzedaży. Niewątpliwie motywowanie Podwykonawców poprzez organizowane konkursy sprzedażowe wpłynie na uzyskanie lepszych wyników sprzedażowych a co za tym idzie zwiększenie przychodów. Tym samym należy stwierdzić, że wydatki jakie Wnioskodawca ponosi na zakup wycieczek zagranicznych stanowiących nagrody konkursowe Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.”
Podatek VAT
Przekazanie nagród w konkursie może wiązać się z koniecznością odprowadzenia z tego tytułu podatku od towarów i usług. W niniejszym artykule pomijam kwestię przekazania próbek i prezentów o małej wartości. Analizę tego problemu wymaga weryfikacji czy czynność zostanie dokonana przez podatnika podatku VAT zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 poz. 106) oraz czy czynność ta stanowi czynność opodatkowaną. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej z dnia 27 lutego 2020 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP4-1.4012.29.2019.3.AK „[…]warunkiem opodatkowania danej czynności podatkiem od towarów i usług jest spełnienie dwóch przesłanek:
* po pierwsze – dana czynność ujęta jest w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, co w analizowanej sprawie niewątpliwie ma miejsce;
* po drugie – czynność wykonywana jest przez podmiot, który w jej ramach działa w charakterze podatnika podatku od towarów i usług.”
W praktyce, określenie czy przekazanie nagród w konkursie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT może być trudne, a kwestia ta była przedmiotem rozważań zarówno w ramach interpretacji indywidualnych jak i wyroków sądów.
Zgodnie z przepisami art. 7 ust. 2 ustawy VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Z kolei na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:
1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;
2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.
W przypadkach, wskazanych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT warunkiem uznania przekazania lub zużycie albo użycia towarów na równi z odpłatną dostawą lub odpłatnym świadczeniem usług, jest istnienie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi towarami lub usługami, w całości lub w części.
Z powyższego wynika, że jeśli podatnikowi przy nabyciu nagród nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, to również ich nieodpłatne przekazanie nie będzie wiązało się z prawem do naliczenia podatku należnego. W związku z tym nagrody w postaci środków finansowych czy też bonów różnego przeznaczenia nie będą wiązały się z koniecznością opodatkowania podatkiem VAT w momencie ich wydania. Natomiast nagrody rzeczowe dla których przy nabyciu podatnik posiadał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, będą wiązały się z obowiązkiem naliczenia VAT należnego. Należy również przyjąć, że skoro konkurs organizowany jest w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i służące jej celom, to nie znajdzie zastosowanie również art. 8 ust. 2 pkt. 2, w przypadku gdyby nagroda miała postać nieodpłatnej usługi.
Przekazanie praw autorskich
Warto zwrócić uwagę na sytuację, gdy otrzymanie nagrody wiązać się będzie z przekazaniem praw autorskich do pracy konkursowej. W takim przypadku nagroda konkursowa może stanowić wynagrodzenie za wykonane świadczenie. Aby czynność taka była opodatkowana podatkiem VAT, wykonana musi być przez podatnika VAT (laureata konkursu). Takie podejście wyraził Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 grudnia 2018 roku, 0113-KDIPT1-1.4012.768.2018.1.WL. „Zatem w analizowanym przypadku, otrzymane przez Wnioskodawczynię – będącą czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług – środki finansowe jako nagroda w konkursie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, ponieważ stanowią wynagrodzenie za wykonaną usługę polegającą na przeniesieniu wszystkich egzemplarzy pracy konkursowej, nośników na których praca ta została utrwalona oraz całości autorskich praw majątkowych do pracy konkursowej na rzecz Gminy – organizatora konkursu.”
Z powyższego wynika, że jeśli przedsiębiorca bierze udział w konkursie, musi zweryfikować czy w ramach tego konkursu nie doszło do zawarcia umowy zobowiązaniowej.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614