Przedsiębiorcy często stosują tzw. faktury pro-forma. Jednak często dokumenty te są mylone z fakturą VAT. Tym czasem jest to dokument którego celem jest przedstawienie szczegółów transakcji. Pro-forma może być:
- formą oferty handlowej;
- dokumentem mającym określić kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi w przyszłości;
- dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą, informującym m.in. o kwocie wymaganej zaliczki.
Najczęściej dokument pro-forma wystawiany jest w celu wskazania kwoty wymaganej zaliczki.
Należy wskazać, że fakturę pro-forma wystawia się zawsze przed otrzymaniem części zapłaty za towar lub usługę. Nie można wystawiać faktury proforma po otrzymaniu zapłaty.
Termin faktura pro-forma jest określeniem zwyczajowo przyjętym, ale nie występuje w przepisach. Dokument pro-forma nie jest fakturą ani dokumentem księgowym. W związku z tym nie jest on ujmowany w ewidencji księgowej. Pro-forma nie odzwierciedla operacji gospodarczej.
Wystawienie dokumentu pro forma:
- nie wywołuje skutków w zakresie podatku VAT;
- nie stanowi dla podatnika podstawy do odliczenia podatku VAT, nawet jeśli jest ona wskazany w tym dokumencie;
- nie dokumentuje również powstania przychodu i kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustaw o podatkach dochodowych;
- nie odzwierciedla operacji gospodarczej;
- nie stanowi podstawy do realizacji płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności split payment. Co nie znaczy, że zaliczka wpłacana na podstawie takiego dokumentu nie musi być zapłacona w tej formie.
Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT. W celu odróżnienia faktury pro-forma od faktury VAT, bezwzględnie należy na dokumencie mającej stanowić fakturę pro-forma, umieścić dopisek „pro forma”.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614