Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok. Następuje to zgodnie z zaleceniem lekarza medycyny pracy, jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Badania lekarskie powinny być przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej tzn. badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych zgodnie z art. 229 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy.
Należy zaznaczyć, że zgodnie z § 2 ust. 4 cytowanego rozporządzenia, przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W § 3 wymienione te ekrany do których nie stosuje się zapisów cytowanego rozporządzenia, w związku z czym refundacja nie będzie obowiązkiem pracodawcy.
Pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu itp.) powinien określić szczegółowe zasady dotyczące zapewnieniu pracownikowi okularów, szczególności kwotę refundacji, okres ich używania, oraz ewentualny termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów.
Ważne: Kwota zwrotu pracownikowi wydatków na zakup okularów korekcyjnych, nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, jeśli obowiązek ten wynika z przepisów bhp.
W praktyce największy problem będzie stanowiło ustalenie kwoty refundacji. Powinna być ona ustalona na takim poziomie, aby faktycznie umożliwiała zakup pracownikowi właściwych okularów. Nie należy jednak spodziewać się, aby pracodawca miał finansować zakup kosztownych markowych oprawek. Warto zweryfikować ten koszt w okolicznych salonach optycznych.
Kosztem uzyskania przychodu jest ta część kosztu zakupu okularów, którą poniósł pracodawca. Wydatek ten spełnia wymagania art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614