Pracodawca będzie miał możliwość podjęcia decyzji odnośnie formy przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników. Możliwe będzie dalsze przechowywanie ich w formie papierowej lub przejście na postać zdigitalizowaną.
Możliwość taką przewiduje art. 94 pkt 9a ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks Pracy w nowym brzmieniu nadanym przez projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt został już przyjęty przez rząd i trafi pod obrady parlamentu. Nowe przepisy mogłyby obowiązywać od stycznia 2019 r. Nie wiadomo jednak czy w trakcie prac legislacyjnych założenie to nie ulegnie zmianie.
Gdy pracodawca zmieni zdanie …
Zgodnie z projektem pracodawca będzie mógł zmieniać decyzję odnośnie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zmiana formy przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną ma nastąpić poprzez odwzorowanie cyfrowe (skany) oryginalnych dokumentów i podpisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zrezygnowanie z cyfrowej formy przechowywania dokumentacji będzie wymagało ich wydruku i podpisaniem dokumentów przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. O podjętej decyzji pracodawca będzie musiał poinformować pracowników.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614