Podatnicy niejednokrotnie w związku z wykonywaną działalnością, dokonują zakupu paliwa w czasie zagranicznych wyjazdów. Jak należy rozliczyć taki wydatek?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
Aby dany wydatek stanowił koszt podatkowy, musi spełniać kilka wymogów:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Takie podejście znajdziemy m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2021 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0115-KDIT3.4011.705.2020.1.KR.
W przypadku krajowego zakupu paliwa, dowodem umożliwiającym ujęcie tego wydatku w kosztach podatkowych jest faktura lub paragon spełniający warunki faktury uproszczonej. Natomiast paragon nie będący fakturą uproszczoną, nie może stanowić podstawy do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zakupu paliwa za granicą. Zgodnie z §13 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019r. poz. 2544) wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Z zastrzeżeniem, że na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Należy pamiętać o ograniczeniach w ujmowaniu kosztów związanych z eksploatacją samochodów osobowych o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepisy te ograniczają możliwość ujęcia wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem będącym własnością podatnika ale nie będącym składnikiem majątku firmowego, jedynie do wysokości 20%, a w przypadku pozostałych samochodów osobowych wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej podatnika (wykorzystanie mieszane), do wysokości 75%. Z uwagi na co do zasady brak prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, podstawą obliczenia kosztu będzie kwota brutto. Zakup paliwa w PKPiR ujmujemy w kolumnie 13.
Podatek VAT
Dokonywanie zakupów poza granicą kraju kojarzy się podatnikom z koniecznością dokonania szczególnych rozliczeń na gruncie podatku VAT. W przypadku zakupu paliwa za granicą sprawa jest zasadniczo prosta. W myśl art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, miejscem dostawy towarów jest w przypadku towarów niewysyłanych ani nietransportowanych – miejsce, w którym towary znajdują się w momencie dostawy. Oznacza to, że kupując paliwo za granicą, zostanie ono opodatkowane podatkiem VAT (podatkiem od wartości dodanej) w kraju zakupu. Zakup nie będzie stanowił WNT ani importu co potwierdzono m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS 0111-KDIB3-3.4012.21.2017.1.PK. W związku z tym podatnik nie będzie zobowiązany do wykazywania takiej transakcji w rozliczeniach z tytułu podatku VAT należnego jak również nie będzie miał prawa do odliczenia VAT podatku naliczonego.
VAT-REFUND
Jak wskazałem wcześniej, od zakupu paliwa za granicą, podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Istnieje jednak procedura szczególna, na podstawie której podatnik ma prawo wystąpić o zwrotu zagranicznego podatku VAT, która wynika z art.3 dyrektywy Rady Europejskiej 2008/9/WE oraz art.89 ust. 1h stawy o VAT. O zwrot takiego podatku można ubiegać się jeśli:
- podatnik nie posiada siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonał nabycia;
- posiada status czynnego podatnika podatku VAT;
- podatnik nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego.
W celu ubiegania się o zwrot zagranicznego podatku VAT, należy złożyć wniosek VAT-REF.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614