Czy refaktura przez podatnika kosztów mediów może być podstawą do szybszego zwrotu VAT naliczonego?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2025.775 t.j. z dnia 2025.06.16) [dalej: VAT] opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
W myśl postanowień art. 8 ust. 1 VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:
1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.
Na podstawie art. 8 ust. 2a VAT w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Zgodnie z art. 87 ust. 1 VAT W przypadku gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.
Art. 87 ust. 2 VAT stanowi, że Zwrot różnicy podatku, z zastrzeżeniem ust. 6, 6a i 6d, następuje w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym, o którym mowa
w odrębnych przepisach, lub na wskazany przez podatnika rachunek banku mającego siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jako zabezpieczenie udzielanego przez ten bank lub przez tę kasę kredytu, na podstawie złożonego przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do złożenia deklaracji podatkowej, sporządzonego na piśmie, nieodwołalnego upoważnienia organu podatkowego, potwierdzonego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową udzielających kredytu, do przekazania tego zwrotu. Jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika dokonywanej
w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Jeżeli przeprowadzone przez organ czynności wykażą zasadność zwrotu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, urząd skarbowy wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub jego rozłożenia na raty.
Art. 86 ust. 5a z kolei wskazuje, że w przypadku gdy podatnik nie wykonał w okresie rozliczeniowym czynności opodatkowanych na terytorium kraju oraz czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1, podatnikowi przysługuje zwrot kwoty podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu od podatku należnego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium kraju lub poza tym terytorium, w terminie 180 dni od dnia złożenia rozliczenia, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 19. Na sporządzony na piśmie wniosek podatnika urząd skarbowy dokonuje zwrotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, w terminie 60 dni, jeżeli podatnik złoży w urzędzie skarbowym zabezpieczenie majątkowe. Przepisy ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a-2c oraz ust. 4a-4f stosuje się odpowiednio.
Z kolei w art. 87 ust. 6 VAT wskazane zostało, że: Urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
1) kwoty podatku naliczonego, wykazane w deklaracji podatkowej, z wyłączeniem kwoty podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczonej w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazanej w deklaracji, wynikają z:
- a) faktur dokumentujących kwoty należności, które zostały w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym,
o którym mowa w odrębnych przepisach, - b) faktur, innych niż wymienione w lit. a, dokumentujących należności, jeżeli łączna kwota tych należności nie przekracza 15 000 zł,
- c) dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 oraz art. 34, i zostały przez podatnika zapłacone,
- d) importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji,
2) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł,
3) podatnik złoży w urzędzie skarbowym, nie później niż w dniu złożenia deklaracji, potwierdzenie zapłaty należności, o których mowa w pkt 1 lit. a,
4) podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres,
w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot w terminie 25 dni:
- a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1-3
– przy czym przepisy ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a-2c oraz ust. 4a-4f stosuje się odpowiednio.
Z kolei w art. 87 ust. 6a VAT stanowi, że Na wniosek podatnika, zawarty
w złożonej deklaracji podatkowej, urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, na rachunek VAT podatnika w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia.
Z kolei w art. 87 ust. 6c VAT Podatnikowi, w przypadku którego stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, 1222 i 1871 oraz z 2025 r. poz. 222, 621 i 622), nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2025 r. poz. 611) w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, nie przysługuje zwrot różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie, o którym mowa w ust. 6, za okres rozliczeniowy:
1) w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym;
2) za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.
Refakturowanie, jak wskazuje semantycznie przedrostek „re-”, to powrót, zwrot, a więc powrót do stanu sprzed faktury. W VAT ani w przepisach wykonawczych pojęcie refakturowania nie występuje. Zostało ono sformułowane przez doktrynę. W praktyce przyjęto, że jest to czynność przeniesienia obciążenia wierzytelności z przyjętej faktury na osobę trzecią, a ma podłoże w zawieranych umowach obrotu gospodarczego (tak np. WSA w Warszawie w wyroku
z 18 listopada 2010 r., III SA/Wa 667/10).
W wyroku z 12 kwietnia 2022 r., II FSK 1926/19, NSA podkreślił, że: „Refakturowanie usług oznacza nic innego jak «fakturowanie» usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej. Refakturowanie jest zatem pewnego rodzaju odsprzedażą usług w sytuacji, gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą. Refakturowanie usług wystąpi jedynie w sytuacji, gdy podatnik nabywa usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (nabywcy). Celem refakturowania jest bowiem przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, pomimo że podmiot refakturujący danej usługi nie wykonał”.
Tym samym jeżeli podatnik będzie dokonywać refakturowania mediów, np. zgodnie z umową, to będzie dokonywać sprzedaży.
Zwrot podatku VAT nastąpi w terminie do 180 dni, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym zostaną wykazane wyłącznie zakupy, bez żadnej sprzedaży opodatkowanej w Polsce oraz nie zostały wykonane czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1 VAT, chyba że złoży się w urzędzie skarbowym pisemny wniosek wraz z odpowiednim zabezpieczeniem majątkowym, to zwrot nastąpi w terminie 60 dni.
W razie wykazania sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym, podstawowym terminem zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym jest 40 dni od dnia złożenia rozliczenia JPK_VAT z deklaracją. Zwrot VAT następuje na rachunek rozliczeniowy.
Podatnik, w razie wykazania sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym, aby móc wystąpić o skrócenie terminu do 25-dniowego zwrotu podatku VAT na rachunek rozliczeniowy, musi spełnić warunki opisane w art. 87 ust. 6 i ust. 6c ustawy o VAT. Zwrot nastąpi w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia JPK_VAT z deklaracją.
Podatnik, w razie wykazania sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym, może alternatywnie wystąpić o zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym na rachunek VAT w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia JPK_VAT
z deklaracją. Jeżeli zwrot VAT będzie miał nastąpić na rachunek VAT, podatnik nie będzie musiał spełniać dodatkowych warunków.
Autor: Wojciech Nowakowski
Ekspert ds. prawnych, asystent księgowy
e-mail: w.nowakowski[at]kancelariamr.pl
tel: 505 265 617
Obraz stworzony przy użyciu modelu Gemini.