Choć przepisy dotyczące obowiązku podpisywania faktur nie obowiązują już od lat, niektórzy nabywcy nadal żądają, aby na fakturze znalazł się podpis sprzedawcy.Obowiązek podpisywania faktur istniał jeszcze do końca kwietnia 2004 r. Wówczas obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, którego § 35 ust. 1 brzmiał: „Faktura stwierdzajàca dokonanie sprzedaży, z zaostrzeniem § 37, powinna zawierać co najmniej: […] 13) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Przepisy te zostały jednak uchylone z dniem 1 maja 2004 r. na mocy przepisu derogacyjnego zawartego w art. 175 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, na mocy którego z dniem 1 maja 2004 r. traciła moc ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. poz. 50, z późn. zm.). Skoro zaś rozporządzenie było wydane na podstawie uchylonej ustawy, to również ono utraciło moc. W związku z tym, od 1 maja 2004 r. przepisy z których wynikał obowiązek podpisywania faktur przestały obowiązywać.
Obecnie zasady wystawiania faktur reguluje art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepis ten nie zawiera regulacji w zakresie podpisywania faktur. Wyjątkiem jest jednak faktura VAT RR wystawiana dla rolnika ryczałtowego, która została uregulowana w art. 116 ustawy VAT. Na mocy art. 116 ust. 2 pkt 13, faktury te zawierają czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Reasumując,choć w świadomości wielu nadal panuje przekonanie, że faktura powinna zawierać podpis wystawcy, to z przepisów taki obowiązek nie wynika, za wyjątkiem faktur VAT RR. Oczywiście katalog elementów które zwiera faktura wymieniony w art. 106e jest katalogiem otwartym, co za tym idzie podpisy takie mogą się znaleźć na fakturze i nie stanowi to błędu. Jednak w dobie cyfryzacji i w trosce o środowisko i własne finanse, powinniśmy przestawiać się na formę elektroniczną faktur, zawsze tam gdzie jest to możliwe i uzasadnione względami praktycznymi.
Autor: Grzegorz Kusyk
Ekspert ds. rachunkowości podatkowej
e-mail: g.kusyk[at]exorgroup.pl
tel: 508 750 614