Zgodnie z Ustawą z dnia 24 czerwca 1994 r o własności lokali[1] (Dz. U. 1994 nr 85 poz. 338, z późn. zm.) wspólnoty mieszkaniowe powinny odbyć w ciągu roku co najmniej jedno zebranie. Zebranie to powinno być zwołane i zrealizowane nie później niż do końca pierwszego kwartału tj. 31 marca. Porządek tego zebrania zgodnie z art. 30 ust. 2 Ustawy musi obejmować co najmniej następujące punkty:
- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu;
- ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1;
- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
W praktyce oznacza to, że pod głosowanie członków wspólnoty podaje się co najmniej trzy uchwały:
- uchwałę w przedmiocie przyjęcia rocznego planu gospodarczego i określenia opłat na pokrycie kosztów zarządu (uchwała ta określa, jakie zaliczki na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości będą musieli w najbliższym roku ponosić członkowie wspólnoty mieszkaniowej),
- uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom zarządu wspólnoty lub zarządcy, o ile powierzono mu zarząd nieruchomością wspólną,
- uchwałę w przedmiocie przyjęcia sprawozdania za rok poprzedni; przez sprawozdanie rozumie się tu co do zasady sprawozdanie finansowe wspólnoty wraz z częścią opisową.
Możliwe jest wzbogacenie porządku obrad o dodatkowe uchwały, np. w zakresie prac remontowych/inwestycyjnych.
O zebraniu powinni zostać poinformowani wszyscy członkowie wspólnoty mieszkaniowej, a informacja powinna zostać przekazana na piśmie (coraz częściej można się spotkać z opiniami, że droga mailowa jest też w tym wypadku drogą pisemną). Zawiadomienie powinno obejmować informację o terminie (dzień, godzina) i miejscu zebrania, a także planowanym porządku obrad.
Obowiązek zawiadomienia o zebraniu rocznym wspólnoty mieszkaniowej spoczywa na zarządzie wspólnoty lub zarządcy (o ile powierzono mu zarząd nieruchomością). Obowiązek ten należy zrealizować co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zebrania (art. 32 Ustawy).
[1] Dalej „Ustawa”.
Autor: dr Agnieszka Wójcik
Ekspert ds. controllingu i finansów
e-mail: a.wojcik[at]exorgroup.pl
tel: 504 724 416